Realizacja projektu

Umowa o dofinansowanie
Zmiany w projekcie
Zamówienia w projekcie
Prawa autorskie
Promocja projektu
Rozliczanie i sprawozdawczość
Pomoc publiczna
Kontrola
Kontrola dokumentacji projektu
Kontrola w siedzibie Projektodawcy
Kontrole na zakończenie projektu
Kontrola po zakończeniu realizacji projektu
Kontrola trwałości
Kontrole planowe i doraźne

Kontrola w siedzibie Projektodawcy

Kontrola na miejscu projektu obejmuje wizytację w miejscu realizacji projektu oraz w Twojej siedzibie. Celem takiej kontroli jest weryfikacja rzeczywistej realizacji projektu oraz faktycznego postępu rzeczowego projektu (np. w miejscu szkolenia, stażu, konferencji, żłobku, przedszkolu, punkcie porad prawnych i obywatelskich). Jednostki kontrolujące zobowiązane są do przeprowadzenia przynamniej jednej wizyty monitoringowej w ramach każdego jednego projektu wybranego do skontrolowania w danym roku. Wizyty monitoringowe powinny być przeprowadzane w miarę możliwości bez zapowiedzi.

Zakres przedmiotowy kontroli w miejscu realizowanej usługi obejmuje sprawdzenie  m.in.:
a) czy świadczona usługa jest zgodna z umową/decyzją o dofinansowanie projektu oraz umową na realizację usługi, jeśli została zlecona,
b) czy świadczona usługa jest zgodna z harmonogramem realizacji projektu przedstawionym we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu,
c) zakres tematyczny szkolenia/warsztatu/konferencji/prowadzenie punktu porad/miejsca opieki nad dzieckiem jest zgodny z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu,
d) pomieszczenia, w których realizowana jest usługa, są oznakowane plakatami lub tablicami z logo POKL i UE, informującymi o współfinansowaniu projektu z EFS,
e) uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe, które są oznakowane zgodnie z zasadami informowania i promowania projektów w ramach PO KL,
f) czy beneficjent posiada dokumenty potwierdzające zrealizowanie usługi zgodnie z liczbą osobogodzin zawartą w umowie z wykonawcą na realizację usługi,
g) czy w ramach projektu zakupiony sprzęt jest faktycznie wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem? Dotyczy to również sprzętu zakupionego do zadań innych niż zarządzanie projektem, tj. na przykład na potrzeby edukacyjne dzieci/uczniów, osób niepełnosprawnych, osób wykluczonych społecznie.

Kontrola na miejscu obejmuje także wywiad z bezpośrednimi odbiorcami Twojego projektu w celu poznania ich opinii na temat realizowanej usługi oraz zweryfikowania, czy osoby te wiedzą, iż jest ona współfinansowana z Europejskiego Funduszu Społecznego.

Jednostka kontrolująca zobowiązana jest również do przeprowadzenia kontroli na miejscu w Twojej siedzibie – biurze projektowym. Zakres takiej kontroli obejmuje, m. in: weryfikację zgodności realizacji projektu z jego założeniami oraz Umową o dofinansowanie projektu, a w szczególności:

a. prawidłowość rozliczeń finansowych,
b. kwalifikowalność wydatków dotyczących personelu projektu,
c. sposób rekrutacji uczestników projektu (sprawdzenie kwalifikowalności   przynajmniej 10% uczestników projektu w ramach danego projektu poprzez odniesienie zapisów Szczegółowego Opisu Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, dokumentacji konkursowej oraz założeń projektu do dokumentacji przedłożonej beneficjentowi przez potencjalnych uczestników projektu na etapie ich rekrutacji, np. oświadczeń),
d. sposób przetwarzania danych osobowych uczestników projektu (w ramach zbioru PEFS 2007) zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, oraz czy posiadasz Politykę Bezpieczeństwa i Instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym oraz czy przestrzegasz ich zapisów.
e. zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w Twojej siedzibie,
f. poprawność udzielania zamówień publicznych, tj. prawidłowość stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2010 nr 113, poz. 759 z późn. zm.) oraz przepisów prawa wspólnotowego,
g. poprawność stosowania zasady konkurencyjności,
h. poprawność udokumentowania rozeznania rynku - w przypadku wydatków, do których nie mają zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkurencyjności,
i. poprawność udzielania pomocy publicznej/pomocy de minimis,
j. prawidłowość realizacji działań informacyjno – promocyjnych,
k. zapewnienie właściwej ścieżki audytu,
l. sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu.
 

Kontrola rozliczeń finansowych

Kontrola rozliczeń finansowych obejmuje m.in.:

 

  • weryfikację na podstawie reprezentatywnej próby oryginałów dokumentów księgowych dokumentujących wydatki poniesione w ramach projektu, w tym weryfikację opisu dokumentów księgowych o poniesieniu wydatku w ramach projektu oraz weryfikację prawidłowości sporządzania metodologii wyliczania kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem,
  • weryfikację dowodów zapłaty i innych dokumentów, potwierdzających fakt dostarczenia zamówionych towarów i usług,
  • weryfikację, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków dla projektu zgodnie z zasadami określonymi w Systemie Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013,
  • czy wkład własny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i jeśli to możliwe, ujęty
    w wyodrębnionej ewidencji wydatków projektu,
  • sprawdzenie, czy w ramach projektu nie jest finansowana zwykła działalność projektodawcy,
    a jedynie koszty związane z realizacją projektu w ramach Programu Kapitał Ludzki,
  • czy w ramach projektu prawidłowo klasyfikowane są koszty bezpośrednie i koszty pośrednie,
  • czy - w przypadku gdy projektodawca realizuje  więcej niż jeden projekt - nie wystąpiło podwójne finansowanie wydatków - dotyczy w szczególności wydatków związanych z zatrudnianiem personelu  projektu  oraz wydatków objętych cross-financingiem,
  • czy w ramach projektu, zakupiony sprzęt wykorzystywany jest zgodnie z przeznaczeniem?
  • czy nie wystąpiło podwójne finansowanie wydatków w ramach PO KL oraz w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007-2013 lub Programu Operacyjnego „Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich” (PO RYBY) 2007-2013, tj. czy na weryfikowanych oryginałach dokumentów finansowo - księgowych nie występuje adnotacja instytucji wdrażającej PROW 07-13/PO RYBY 07-13 o treści: „Przedstawiono do refundacji w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Obszarów Wiejskich 2007-2013/ Programu Operacyjnego „Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich” 2007-2013”,
  • sprawdzenie statusu podatkowego poprzez weryfikację, np. potwierdzenia zarejestrowania podmiotu jako podatnika VAT, oświadczeń, rejestru VAT.

 

Kontrola dokumentacji dotyczącej personelu projektu


Kontrola dokumentacji dotyczącej personelu projektu powinna obejmować weryfikację, m.in.:

 

  • umów zawartych z personelem projektu,
  • sposobu dokumentowania wydatków związanych z personelem projektu pracującym
    w niepełnym wymiarze czasu pracy,
  • sposobu wyboru osób zaangażowanych w realizację projektu,
  • kwalifikowalności stawek wynagrodzeń stosowanych w ramach projektu (w tym pozostałych składników wynagrodzenia personelu, nagród i premii),
  • kwalifikowalności wydatków pod względem możliwości wystąpienia podwójnego finansowania lub konfliktu interesów w przypadku zatrudniania w projekcie pracowników instytucji uczestniczących w realizacji PO KL,
  • kwalifikowalność wydatków związanych z zatrudnieniem personelu projektu na umowę o pracę, w tym sposób ustalenia proporcji zaangażowania personelu projektu w niepełnym wymiarze czasu pracy,
  • kwalifikowalności wydatków związanych z zaangażowaniem personelu projektu na podstawie umów cywilnoprawnych,
  • kwalifikowalności wydatków związanych z wynagrodzeniem osób, które wykonują więcej niż jedno zadanie/funkcję w ramach projektu lub są zatrudnione w więcej niż jednym projekcie.

 

Kontrola udzielania zamówień publicznych


Kontrola udzielania zamówień publicznych obejmuje w szczególności sprawdzenie, czy prawidłowo stosujesz ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 z późn.zm.) oraz przepisy prawa wspólnotowego:

 

  • czy spełnione zostały przesłanki zastosowania trybu udzielenia zamówienia (gdy wybrałeś tryb inny niż przetarg nieograniczony i ograniczony),
  • czy ustalenie wartości zamówienia jest prawidłowe,
  • czy sporządzono protokół z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
  • czy Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia jest kompletna (czy zawiera wszystkie elementy zawarte w art. 36 ustawy PZP, np. opis przedmiotu zamówienia, tryb udzielenia zamówienia, kryteria dotyczące wyboru oferty),
  • czy przekazano do publikacji ogłoszenia o postępowaniach zgodnie z przepisami ustawy PZP,
  • czy umowa podpisana z wykonawcą została przygotowana zgodnie z warunkami określonymi w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.


Kontrolujący weryfikują także, czy zastosowałeś się do wymogów zawartych w Zasadach dotyczących przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, stanowiących załącznik do Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, w sytuacji gdy byłeś do tego zobligowany.

 

Poprawność stosowania zasady konkurencyjności


W przypadku realizacji zamówienia o wartości powyżej wyrażonej w złotych równowartości 14 tys. euro netto – gdy nie jesteś zobligowany do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych - kontrola obejmuje  sprawdzenie, czy prawidłowo stosujesz zasadę konkurencyjności zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, w tym, czy sporządziłeś protokół zawierający co najmniej:

 

  • informację, do których trzech potencjalnych wykonawców Beneficjent wysłał zapytanie ofertowe lub informację o tym, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców wraz z uzasadnieniem,
  • informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego,
  • wykaz ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe wraz ze wskazaniem daty wpływu oferty do beneficjenta oraz z podaniem danych z ofert, które stanowią odpowiedź,
  • kryteria oceny ofert,
  • wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru,
  • datę sporządzenia protokołu i podpis beneficjenta lub osoby upoważnionej.


Weryfikacji podlega również, czy nie udzieliłeś  zamówienia podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo.

Kontrolujący w przypadku stwierdzenia naruszenia zasady konkurencyjności stosują dokument Wytyczne dotyczące określania korekt finansowych za naruszenie zasady konkurencyjności dla wydatków współfinansowanych z EFS (tzw.  taryfikator”), określający wysokość korekty za poszczególne naruszenie.

Poprawność udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatków, do których nie mają zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkurencyjności.


W przypadku realizacji zamówienia o wartości powyżej 20 tys. zł netto – w przypadku braku stosowania ustawy prawo zamówień publicznych  i zasady konkurencyjności – Zespół kontrolujący sprawdzi, czy przy dokonaniu zakupu usługi lub towaru właściwie zostało udokumentowane rozeznanie rynku.

Powinieneś wykazać – poprzez odpowiednie dokumenty -  że cena towaru lub usługi to cena rynkowa. W przeciwnym razie wydatki mogą zostać uznane za niekwalifikowalne proporcjonalnie do stwierdzonego zawyżenia wydatków w stosunku do cen rynkowych.
 

Kontrola poprawności udzielania pomocy publicznej


Jeśli dotacja, którą otrzymałeś, ma charakter pomocy de minimis, kontrola może obejmować także prawidłowość jej udzielenia. Pomoc de minimis to dofinansowanie udzielane w wysokości do 200 tys. euro (dla podmiotów działających w sektorze transportu drogowego pułap ten wynosi 100 tys. EUR) dla jednego przedsiębiorcy w ciągu trzech lat poprzedzających dzień złożenia wniosku o dofinansowanie.

Jeśli więc dotacja, którą otrzymałeś jest pomocą de minimis, kontrola z zakresu obejmuje, m.in.:

 

  • zweryfikowanie, czy posiadasz kopię oświadczenia o kwocie przyznanej Ci pomocy de minimis w ciągu ostatnich trzech lat kalendarzowych,
  • zweryfikowanie, czy posiadasz zaświadczenie o kwocie przyznanej Ci pomocy de minimis w ciągu ostatnich trzech lat kalendarzowych.

Kontrola może także obejmować sprawdzenie, czy dotacja, którą otrzymałeś stanowi pomoc publiczną czy też nie, zgodnie z listą tzw. wyłączeń blokowych.

Pomoc publiczna to pomoc, dla której spełnione są jednocześnie wszystkie cztery przesłanki jej występowania, tj. gdy wsparcie:

  • jest przyznawane przez Państwo lub pochodzi ze środków państwowych,
  • udzielane jest na warunkach korzystniejszych niż oferowane na rynku,
  • ma charakter selektywny (dyskryminuje część potencjalnych zainteresowanych),
  • zakłóca lub grozi zakłóceniem konkurencji oraz wpływa na wymianę handlową między Państwami Członkowskimi Unii Europejskiej.


Dodatkowo, istnieją tzw. wyłączenia blokowe w ramach pomocy publicznej, które opierają się na rozporządzeniu Komisji, wskazującym wielkość, rodzaj oraz cel wsparcia, które nie jest traktowane jako pomoc publiczna (tzw. wyłączenia blokowe).

Ponieważ Twój projekt musi być zgodny z ustawodawstwem obejmującym pomoc publiczną oraz wyłączenia blokowe, kontrola zgodności realizacji projektu w tym zakresie obejmuje, m.in.:

  • sprawdzenie zgodności wysokości udzielonej pomocy z odpowiednimi pułapami intensywności określonymi w przepisach unijnych i krajowych (w przypadku pomocy na szkolenia – z pułapami odnoszącymi się do typu szkoleń, w przypadku pomocy na zatrudnienie – z pułapami wyznaczonymi zgodnie z mapą pomocy regionalnej, natomiast w przypadku usług doradczych – w pułapami odnoszącymi się do tej formy wsparcia),
  • sprawdzenie, czy udzielona pomoc publiczna oraz wymagany wkład prywatny zostały obliczone w sposób prawidłowy (podstawę wyliczenia stanowią wykazane w budżecie projektu w ramach poszczególnych zdań koszty objęte pomocą publiczną w przeliczeniu na jednego uczestnika projektu),
  • sprawdzenie, czy jako beneficjent pomocy publicznej nie prowadzisz działalności w sektorze wykluczonym ze wsparcia.

 

Kontrola obowiązków z zakresu promocji i informacji


Kontrola obowiązków z zakresu promocji i informacji obejmuje, m. in.:

 

  • weryfikację sposobu informowania o realizacji projektu i dofinansowaniu projektu z Europejskiego Funduszu Społecznego,
  • weryfikację oznaczenia dokumentacji związanej z realizacją projektu, sposób oznakowania pomieszczeń, w których realizowany jest projekt – plakaty, tabliczki z logo Europejskiego Funduszu Społecznego,
  • sprawdzenie sposobu oznakowania wyposażenia i innych rzeczy zakupionych w ramach projektu,
  • sprawdzenie sposobu informowania uczestników projektu o udziale w projekcie współfinansowanym z Europejskiego Funduszu Społecznego,
  • ocenę adekwatności podjętych działań informacyjno – promocyjnych, w tym, m.in. przygotowanych materiałów promocyjnych, w stosunku do celu projektu.
Drukuj      Poleć znajomemu
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej - Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego
tel. 22 461 63 04, 22 461 63 05 | fax. 22 461 62 64
Powered by: Edito CMS